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Falls Sie noch Fragen haben, finden Sie vielleicht hier bereits die Antwort! Wenn nicht, sprechen Sie uns an. Wir sind gern für Sie da!

Allgemeine Fragen zu bookatonce

Antwort auf/zuklappen Was ist bookatonce?

bookatonce ist ein Hotelverwaltungsprogramm für kleine Hotels, Pensionen oder Gasthäuser. Bereits die kostenlose Personal Edition umfasst alle Grundfunktionen, die Sie für die Verwaltung von bis zu fünf Zimmern brauchen. Falls Sie mehr als fünf Zimmer vermieten oder zusätzliche Funktionen benutzen möchten, ist die bookatonce Business Edition die richtige Wahl für Sie.

bookatonce stellt optional für beide Editionen umfangreiche Funktionen für die Online-Buchbarkeit zur Verfügung. Dazu gehört die Buchbarketi über die eigene Homepage, die Anbindung an eine oder mehrere Buchungsplattformen oder auch die Nutzung der Social Media.


Für die Business Edition ist außerdem optional die mobile Nutzung per iPad oder Smartphone möglich.

Antwort auf/zuklappen Für wen ist bookatonce?

bookatonce ist für alle Betreiber von kleinen Hotels, Pensionen oder Gasthöfen, die sich bei der Verwaltung Ihres Betriebes Unterstützung wünschen.

Dabei müssen Sie kein IT-Profi sein, um mit bookatonce zu arbeiten. Wir haben viel Wert gelegt auf einfache Bedienung und übersichtliche Oberflächen. Darüberhinaus stellen wir Ihnen mit unseren Fragen und Antwort-Bereichen und unseren Anleitungen ausführliche Hilfestellungen zur Verfügung. 

Antwort auf/zuklappen Worin unterscheidet sich bookatonce von klassischen Hotelverwaltungssystemen?

bookatonce bietet Ihnen alle Funktionen eines klassischen Hotelverwaltungsprogramms. Der Unterschied ist, dass Sie bookatonce nicht installieren müssen. Sie greifen über das Internet auf das Programm und Ihre Daten zu. Für Sie heißt das, dass Sie sich um den Betrieb der Software, das Einrichten der EDV-Umgebung, die Installation und Updates nicht kümmern müssen. 

Antwort auf/zuklappen Worin liegt der Vorteil von webbasierten Systemen für mich?

Durch den Einsatz der neuesten Webtechnologien können Sie die Vorteile des Internets voll ausnutzen. Sie bleiben mobil, flexibel und informiert.

Um den Betrieb der Software, das Einrichten der EDV-Umgebung, Datensicherung und Updates müssen Sie sich nicht kümmern. Das übernehmen wir. Sofern Sie einen Rechner mit einer Internetanbindung haben, sind Sie startbereit! 

Updates, Funktionserweiterungen, der Wechsel von einer Edition zur anderen – alles kein Problem. Informieren Sie uns darüber, was Sie ändern möchten - die technische Umsetzung übernehmen wir, ohne dass Sie davon etwas spüren.

Antwort auf/zuklappen Ich habe schon eine Internetseite. Ist bookatonce trotzdem das richtige für mich?

Natürlich. Die Online-Buchungsfunktion können Sie problemlos in Ihren bestehenden Internetauftritt integrieren.

Antwort auf/zuklappen Bieten Sie Support an?

Alle bookatonce-Kunden haben über den Mitgliederbereich "Mein bookatonce" Zugriff auf ausführliche Anleitungen und Tipps zur optimalen Nutzung. Darüber hinaus bieten wir Ihnen kostenfreien E-Mail-Support über cloudsupport@protel-net.com. Und wer später bei Anwenderfragen lieber schnell zum Telefonhörer greift, dem steht unser hochqualifiziertes protel-Supportteam jederzeit gern mit Rat und Tat zur Seite. Dieser Service wird mit 24 EUR* pro 15 Minuten im Rahmen Ihrer Quartalsabrechnung abgerechnet.

Antwort auf/zuklappen Kann ich meine Business Edition noch erweitern?

Sie interessieren sich für eine webbasierte Hotelsoftware, aber der Funktionsumfang von bookatonce ist Ihnen zu klein? Dann empfehlen wir Ihnen einen Blick auf unsere "Full-Service"-Hotelmanagement-Lösung  protel Air. Mit der skalierbaren Cloud-Anwendung bieten wir Ihnen eine Vielzahl an zusätzlichen Hotelsoftware-Funktionen, ein breites Spektrum an Schnittstellen z. B. zu Kassensystemen oder Telefonanlagen sowie individuellen Service rund um die Uhr.

Antwort auf/zuklappen Bekomme ich meine Anwendungsdaten nach Vertragsende zurück?

Bitte berücksichtigen Sie, dass wir Ihnen aufgrund unserer Datenschutzbestimmungen die Anwendungsdaten nach rechtlicher Beendigung des Vertrages lediglich innerhalb eines Monats und kostenpflichtig zur Verfügung stellen können. Weitere Angaben finden Sie in unseren Allgemeinen Geschäftsbedingungen und Datenschutzbestimmungen.

Fragen zur Anmeldung

Antwort auf/zuklappen Wie funktioniert die Anmeldung und Einrichtung?

Melden Sie sich ganz einfach hier über unser Anmeldeformular an!

Zum Start benötigen wir dann ein paar Informationen über Sie und Ihren Betrieb. Nach der Anmeldung steht Ihnen unser Einrichtungsassistent zur Verfügung, der Sie Schritt für Schritt durch die Anlage Ihrer Stammdaten leitet.

Bei Bedarf helfen wir Ihnen auch bei der Einrichtung Ihres Systems. Vereinbaren Sie dazu einen Termin über unser Kontaktformular!

Danach können Sie sich mit Ihrem Benutzernamen und Passwort jederzeit hier im Portal anmelden und Ihre Hotelverwaltung starten.

Antwort auf/zuklappen Was muss ich bei der Wahl meines Benutzernamens beachten?

Grundsätzlich gibt es bei der Wahl des Benutzernamens keine Einschränkung. Wir legen Ihnen aber folgende Tipps an´s Herz.

  • Je länger Ihr Benutzername ist, umso größer ist die Chance, dass Sie sich bei der Eingabe vertippen.
  • Sie sollten ihn sich darüberhinaus leicht merken können.
  • Verzichten Sie lieber auf Umlaute oder andere sprachabhängige Sonderzeichen. Sollten Sie mal im Ausland über einen fremden Rechner auf Ihre Hotelverwaltung zugreifen wollen, suchen Sie vergeblich Ü´s , Ö´s und Ä´s auf der Tastatur.
Antwort auf/zuklappen Wie wähle ich ein richtig sicheres Passwort?

Mit Passwörtern schützen Sie Ihre Daten vor unbefugtem Zugriff, deshalb sollten Sie bei der Wahl Ihres Passwortes einige Regeln beachten. Die wichtigsten haben wir mal für Sie zusammengestellt:

  • Passwörter sollten mindestens sechs, besser acht Zeichen lang sein und eine Kombination aus Buchstaben und Zahlen sein
  • Verwenden Sie Groß- und Kleinbuchstaben.
  • Vermeiden Sie sich wiederholende Zeichen wie "aa" oder "44" und keine aufeinanderfolgenden Zeichen wie "ab" oder "45".
  • Verwenden Sie keine Tastaturfolgen oder -muster, wie "qwer" oder "qaws".
  • Verwenden Sie niemals Ihren Benutzernamen als Teil des Passwortes und auch keine Namen oder feststehende Begriffe.
  • Wechseln Sie Ihr Passwort in regelmäßigen Abständen.
  • Speichern Sie Passwort nie auf dem PC.


Aber WIE soll man da ein Passwort finden und das auch noch behalten? Wir haben da einen Tipp für Sie:
Denken Sie sich einen Satz aus, den Sie sich leicht merken können, und nehmen Sie die Anfangsbuchstaben der einzelnen Worte. Z.B. ergibt sich aus dem Satz "Ich möchte alle meine 15 Zimmer vermieten" das Passwort "Imam15Zv". DAS Passwort bekommt so schnell keiner raus!

Antwort auf/zuklappen Ich habe keine Bestätigungsmail bekommen. Was muss ich tun?

In manchen Fällen kann es vorkommen, dass unsere Bestätigungsmail von den Mailservern oder von Ihrem E-Mail-Programm als Spam eingestuft werden. Schauen Sie bitte mal in ihrem E-Mail-Programm im Spam-Ordner nach, sofern Sie einen Spam-Schutz eingerichtet haben.

Sollte auch dort keine Bestätigungsmail von uns eingegangen sein, wenden Sie sich bitte an uns über service@bookatonce.com!

Antwort auf/zuklappen Ich habe meinen Benutzernamen und/oder mein Passwort vergessen. Was muss ich tun?

Über diesen Link gelangen Sie zu einer Seite, auf der Sie sich ein neues Passwort erstellen können. Geben Sie dort Ihre E-Mail-Adresse ein und betätigen die Schaltfläche "Senden".

Sie bekommen von uns umgehend eine Nachricht an die angegebene Adresse mit Ihrem Benutzernamen und einem Link. Betätigen Sie den Link und geben Sie auf der dann erscheinenden Seite ein neues Passwort ein.

Merken Sie sich dieses Passwort, denn ab sofort bekommen Sie nur mit diesem Passwort Zugang zu bookatonce.

Fragen zur Einrichtung und Zugang

Antwort auf/zuklappen Muss ich bookatonce auf meinen Computer oder Server installieren?

Nein, bookatonce müssen Sie nicht installieren. Als webbasierte Lösung nutzen Sie das Hotelverwaltungssystem über das Internet. Es steht Ihnen also sofort zur Verfügung.

Nach Ihrer Registrierung leitet Sie unser Einrichtungsassistent in weniger als 20 Minuten durch die Anlage Ihrer Stammdaten. Dann können Sie schon die erste Reservierung anlegen!

Antwort auf/zuklappen Wie passe ich bookatonce an meinen Betrieb an?

Dafür gibt es unseren Einrichtungsassistenten!

In vier einfachen Schritten werden Sie die Daten zu Ihrem Betrieb und Ihren vermietbaren Objekten eingeben und natürlich auch Ihre Preise.

Danach können Sie im geschützten Mitgliederbereich des Portals jederzeit Ihre persönlichen Daten einsehen und gegebenenfalls ändern.

Bei Bedarf helfen wir Ihnen auch bei der Einrichtung Ihres Systems. Vereinbaren Sie dazu einen Termin über unser Kontaktformular!

Antwort auf/zuklappen Wie lange dauert die Einrichtung von bookatonce?

Der bookatonce Einrichtungsassistent führt Sie direkt nach Ihrer Registrierung Schritt für Schritt in etwa 20 Minuten durch die Anlage Ihrer Stammdaten. Diese Zeit kann je nach Anzahl der Vermietungsobjekte variiieren.

Antwort auf/zuklappen Kann ich meine bestehenden Kundendaten in bookatonce übernehmen?

Natürlich können wir bestehende Kundendaten auch in bookatonce übernehmen.

Bitte setzen Sie sich dafür mit uns per Mail an service@bookatonce.com in Verbindung, damit wir über Umfang und Möglichkeiten sprechen können. Gerne erstellen wir für Sie ein individuelles Angebot.

Antwort auf/zuklappen Brauche ich eine Schulung?

Wir haben größten Wert darauf gelegt, bookatonce so einfach und intuitiv bedienbar wie möglich zu halten. Die Oberflächen sind übersichtlich und klar gegliedert, die Funktionen weitestgehend selbsterklärend. Schulungen im herkömmlichen Sinn sind deshalb nicht notwendig.


Falls Sie dennoch eine Frage haben sollten, stehen Ihnen umfassende Hilfefunktionen zur Verfügung, z. B. anschaulich geschriebene Anleitungen, die Ihnen Schritt für Schritt die einzelnen Funktionen erklären.

Fragen zur Technik

Antwort auf/zuklappen Benötige ich für die bookatonce Business Edition mehr Speicherplatz?

Nein. Für beide Editionen stellen wir Ihnen einen Speicherplatz von 500 MB zur Verfügung, den Sie beliebig für Daten, Bilder, Dokumente etc. nutzen können.


Wenn sich im Laufe der Zeit viele Kundendaten oder viele Dokumente wie Reservierungsbestätigungen und Rechnungen ansammeln, oder wenn Sie eine sehr umfangreiche Internetseite mit vielen hochauflösenden Bildern anlegen, kann es sein, dass Sie Ihren Speicherplatz aufstocken müssen. Wir werden Sie dann aber rechtzeitig darüber informieren!

Antwort auf/zuklappen Welche technische Ausstattung benötige ich?

Für bookatonce benötigen Sie nur einen Rechner, einen Bildschirm mit einer Auflösung von mindestens 1024 x 768 Pixeln, eine Maus und eine Verbindung zum Internet. Mehr nicht!

Die genauen technischen Voraussetzungen finden Sie in der Leistungsbeschreibung.

Antwort auf/zuklappen Sind meine Daten sicher?

Datensicherheit. Ein kleines Wort, das bei uns ganz groß geschrieben wird.

Bei der Auswahl unseres Rechenzentrums (im Rechenzentrum werden Ihre Daten gespeichert) haben wir höchste Ansprüche gestellt. Sicherheitszertifikate, Brandschutz und eine Ausfallsicherheit der Internetleitungen war für uns ein Muss. Wir haben einen Partner gefunden, dem sogar die Bundesregierung vertraut.

Unsere Servertechnologie ist redundant ausgelegt, d.h. sie funktioniert über mehrere Wege. Selbst wenn es bei uns zu einer Störung kommen sollte, läuft das System für Sie stabil. Vergleichen Sie es mit einem Flugzeug, bei dem auch alle Funktionen mehrfach gesichert sind.

Und zu guter Letzt übertragen wir natürlich alle Daten verschlüsselt über das Internet, d.h. niemand kann unsere Leitungen "anzapfen".

Vertrauen Sie uns ruhig Ihre Daten an. Sie sind bei uns in besten Händen!

Antwort auf/zuklappen Läuft bookatonce mit jedem Internetbrowser?

Ja, bookatonce läuft auf allen gängigen Internetbrowsern. Einzige Voraussetzung ist, dass Sie einen Flash Player installiert haben.

Die genauen technischen Voraussetzungen finden Sie in der Leistungsbeschreibung.

Antwort auf/zuklappen Wie kann ich mich über Updates informieren und wie bekomme ich sie?

Da Sie über das Internet auf bookatonce zugreifen, brauchen Sie sich um Updates nicht zu kümmern. Sie greifen immer automatisch auf die aktuellste Version zu.


Im geschützten Mitgliederbereich dieses Portals können Sie jederzeit die neuesten Update-News lesen und sich über alle Neuerungen bei bookatonce informieren.

Fragen zu den Kosten

Antwort auf/zuklappen Ist die Personal Edition von bookatonce wirklich kostenlos? Wo ist der Haken?

Es gibt keinen Haken! Die Personal Edition von bookatonce ist für Sie absolut kostenlos und zeitlich nicht begrenzt. Und sie enthält alle Funktionen, die Sie benötigen, um Ihren Hotelalltag für bis zu fünf Zimmer zu managen. 


Produktbereich

Antwort auf/zuklappen Welche Vertragslaufzeiten gibt es?

Die kostenlose bookatonce Personal Edition steht Ihnen kostenlos und zeitlich unbegrenzt zur Verfügung. Die bookatonce Business Edition buchen Sie mit einer Mindestlaufzeit von 3 Monaten. Wenn Sie nicht 30 Tage vor Ende der Vertragslaufzeit kündigen, verlängert sich der Vertrag automatisch um die gebuchte Laufzeit, maximal jedoch um weitere 12 Monate.

Antwort auf/zuklappen Welche Kündigungsfristen habe ich?

Die Kündigungsfrist endet jeweils 30 Tage vor Ende der Vertragslaufzeit.


Wenn Sie nicht 30 Tage vor Ende der Vertragslaufzeit kündigen, verlängert sich der Vertrag automatisch um die gebuchte Laufzeit, maximal jedoch um weitere 12 Monate.

Antwort auf/zuklappen Wie bezahle ich?

Sie erhalten quartalsweise rückwirkend eine elektronische Rechnung, die Sie bequem im geschützten Mitgliederbereich von bookatonce einsehen und ausdrucken können. Die Nutzungsgebühren werden automatisiert über das von Ihnen gewählte Zahlungsmittel abgebucht (3D-Secure Kreditkarte Master oder Visa, sowie - nur für Deutschland - Bankeinzug).

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